Cinco dicas para organizar melhor a sua agenda e ser mais produtivo

Para muita gente, os dias parecem passar rápido demais e a sensação de não conseguir cumprir suas tarefas só cresce…
É esse o seu caso?
Eu também já tive essa sensação, de “não dar conta” das muitas tarefas diárias.

Seja em casa, na escola ou no trabalho, se não houver um mínimo de organização as obrigações se acumulam, a procrastinação (deixar sempre para depois) se instala e a frustração é inevitável. Conheço muita gente assim 😊

Eu trabalho com vários recursos para me ajudar a LEMBRAR e a PLANEJAR minhas atividades da semana. Desde os aplicativos no celular, sistemas de planners digitais no computador e post-it coloridos colados por todo lado. Mas, eu “não abro mão” de uma boa e bela agenda em papel.

Este ano estou usando uma da @midiograf que recebi de presente da minha amiga Regiane. Ela traz lindas frases e um design incrível que inspira a criatividade. Mas, não adianta ter uma agenda linda se ela não serve ao seu propósito, não é mesmo?

Então, resumi cinco dicas para ajudar você a organizar sua agenda e ser mais produtivo:

1- Anote tudo
Anotar ativa outras áreas da sua memória, além de facilitar a consulta se você esquecer algum detalhe. Já faz algum tempo que não confio somente na minha mente para agendar um compromisso, por exemplo. E anote detalhes da conversa, do projeto ou da promessa que fez, assim não haverá dúvidas sobre o que precisa fazer. Ao anotar compromissos, observe: data, horário, local, com quem, sobre o quê…

2- Coloque prioridades
Esta tarefa é urgente? Ou pode esperar alguns dias para ser realizada? Estabeleça um padrão (por cor, por tag, ou um símbolo que você mesmo criou) para reconhecer logo de cara o que é urgente. Caso, uma atividade não tenha sido concluída a tempo, escreva-a para o dia seguinte com prioridade máxima.

3- Crie metas
Um projeto sem data pode alimentar ainda mais a procrastinação, então, para as tarefas sem dia para acabar crie metas pessoais – terminar isso em 3 dias! – Planeje a médio e longo prazo. Você pode planejar etapas, como por exemplo: coletar informações até dia 5, planejar a ação até dia 10, realizar até dia 15. Como planejar uma viagem: ver as passagens até amanhã, reservar hotel até dia tal e assim por diante.

4- Confira sempre
Crie o hábito de “olhar” a agenda com frequência no início e ao final do dia, assim fica mais fácil revisar as tarefas e conferir suas ações. Coloque anotações objetivas para saber qual o status daquela atividade, exemplo: TC (tarefa concluída), TU (tarefa urgente), TA (tarefa adiada), TI (tarefa inacabada).

5- Conte com recursos digitais
A tecnologia pode ser uma aliada no seu planejamento diário, facilitando e trazendo praticidade para sua rotina. Mas, é preciso escolher qual o melhor aplicativo ou sistema para suas necessidades. Eu usei vários até escolher os que mais se encaixavam. Lembre-se de reservar um tempinho para isso, afinal os aplicativos não fazem tudo sozinhos, na verdade eles dependem de você para registrar e inserir todas as informações, antes de notificarem do seu compromisso.

Leia aqui:

Cinco aplicativos que ajudam no planejamento diário

Mônica Carvalho Costa – jornalista, profissional da área de comunicação e líder cristã.
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